10 tips för ett lyckat förändringsarbete – tips 6
För att lyckas med förändringen behövs kommunikation
Gör en Kommunikationsplan som beskriver vad som ska kommuniceras till respektive intressent. Hur det ska göras, när det ska göras och av vem. Glöm inte att stämma av informationsbehovet med de olika intressenterna!
Det är ingen idé att kommunicera allt på en gång. Börja med att berätta varför förändringen ska göras, nyttan och effektmålen. För att förändringen ska accepteras är det viktigt att ledningen är delaktiga. Dialog är viktigt och man behöver kunna bemöta invändningar. Därför kan det vara bra att informera under möten. Desto närmare själva genomförandet desto konkretare blir informationen kring vad intressenten ska göra och när. För vissa intressenter behövs kanske utbildningar. Tänk på att upprepa budskapet och att använda olika kanaler. Ta hjälp av och involvera Kommunikation- och HR. Projektet behöver självklart ta fram kommunikationsplaner, material och hantera hur information sprids till projektets intressenter. Men det är inte projektet som ska stå som avsändare vid kommunikation om varför förändringen behövs och vad som ska uppnås – det är ledningen. Tänk på att alla i ledningen kanske inte är vana vid att hantera det förändringsbehov som uppstår i större projekt. Även de kan behöva stöttning och coachning.
Ledning/ansvarig chef i organisationen är den bästa avsändaren för information om vad olika intressenter förväntas göra och när. Ska alla i företaget följa nya rutiner för lagring av personalinformation är HR-direktör en lämplig avsändare. Ställs nya krav på leverantörerna är det istället t.ex. inköpschef som behöver vara avsändare till leverantörerna .
”Ingen hade genomfört ett projekt av den här typen på över 20 år och Finansinspektionen bedömde projektet som mycket ”komplext”. Med omkring 40 intressenter inblandade, fördelade mellan Swedish Match, tre försäkringsbolag, Finansinspektionen, Skattemyndigheten och revisorer blir uppgiften att sprida information till alla berörda ett stort projekt i sig. Lösningen, en extern webbplats för alla dokument, blev en viktig framgångsfaktor.”
Maria Wirlée, Förändringsledare på Pro4u
Ladda ner vårt whitepaper – Nyckelfaktorer för att lyckas i ert förändringsarbete.
Där får du ta del av 9 till tips och nyttig information inför ett förändringsarbete.
