Förbered organisationen inför ett förändringsprojekt

/i

 

Förbered organisationen och lägg grunden till ett lyckat förändringsprojekt!

Det bedrivs förändringsprojekt i svenska företag och organisationer i större omfattning än någonsin tidigare. Många projekt lyckas med att nå förändringsmålen, men alla går inte bra. En anledning kan vara att man helt enkelt glömt bort att förbereda medarbetarna inför de stundande förändringarna. På Pro4u är vi övertygade om att många fler förändringsprojekt kan bli framgångsrika om det finns strategi för att räta ut frågetecken, undanröja tvivel, skapa insikt och en medvetenhet hos medarbetarna om att förändringar både kan vara nödvändiga och positiva. Vår samlade erfarenhet från många förändringsprojekt visar det!

Alla typer av verksamheter ställs idag inför nya utmaningar när IT-system och IT-stöd måste utvecklas, när organisationer slås samman och förändras och när arbetsprocesser måste bli effektivare för att svara upp mot tuffare krav på effektivitet, konkurrenskraft och en bättre kundupplevelse. Långt ifrån alla förändringsprojekt lyckas eller når bara delvis fram till de uppställda målen. Detta trots att ambitionsnivån är hög när projekten startar, målen är tydliga, en erfaren projektledare är utsedd, styrgruppen är tillsatt och ledningen är med på noterna. Ändå kan det gå fel, men varför? En anledning som vi tycker bör lyftas fram tydligare är att det inte avsatts tillräckligt med tid för att förbereda mottagarna (medarbetare/kunder/leverantörer) inför de förändringar som kommer, och att det också kan saknas en strategi för hur det ska gå till.

 

Kommunikation en viktig del i förändringen

Vår erfarenhet på Pro4u är att det inte behöver vara komplicerat att förbereda en organisation på ett bra sätt. Det krävs dock en insikt hos förändringsledare, styrgrupper och ledningar för att frågan ska få hög prioritet. Och detta i ett tidigt skede av ett förändringsprojekt och inte strax innan leveransen av projektet ska ske till organisationen! I en strategi för att förbereda organisationen har kommunikationen en mycket viktig roll och det finns ett antal faktorer som avgör hur bra genomslag kommunikationen får:

 

  • Att ledningen står som avsändare för kommunikationen och visar projektets betydelse
  • Börja informera redan tidigt i förändringsprojektet
  • Kommunikationen ska vara ärlig och rak
  • Använd flera olika kanaler, fysiska kanaler såväl som mejl, intranät och webbsidor
  • Hitta interna och engagerade ambassadörer som kan kommunicera i en dialog öga-mot-öga
  • Gör effektmål och projektmål tydliga och lätta att förstå
  • Sätt individen i fokus för kommunikationen. Medarbetarna och andra intressenter som t.ex. kunder/leverantörer måste förstå hur de påverkas och vad som förväntas av dem!
  • Förankra och kvalitetssäkra i en pilot eller med en referensgrupp innan ni kommunicerar detaljer till en större grupp intressenter.

 

Varför glöms då förändringskommunikationen bort? En vanlig anledning är att så mycket annat som måste hinnas med och genomföras och kommunikation/förankring prioriteras ned. Det krävs en insikt hos förändringsledare, styrgrupper och ledningar för att frågan ska vara högprioriterad. Lyft därför tidigt frågan hur organisationen ska förberedas!