Från kaos till en bättre plats…
Hur gör du när du kommer in i en organisation som är mer eller mindre i kaos?
Här beskriver Manne Björkhagen, Senior Partner hos Pro4u 6 steg för att gå från kaos till en bättre plats.
Ta hand om medarbetarna
Dag 1, kolla hur medarbetarna mår. Det brukar vara ett stort mått av frustration, känsla av otillräcklighet och en överväldigande känsla av att alla kräver att allt ska bli gjort, helst igår. Det är viktigt att tidigt kartlägga hur de mår och känner och sedan vidta åtgärder för att lindra detta. Du kan till exempel hjälpa dem med prioritering och agera ”sköld” åt medarbetaren. I svåra fall, ge dem några dagar ledigt ”free of charge” så de blir mottagliga för ett nytt sätt att jobba.
Ta kontroll över ansvarsområdet
Ofta är det otydligt för alla var gränsdragningen i ansvarsområdet är. Denna otydlighet skapar stress och frustration, både inom ditt team och hos de som önskar leveranser från ditt team. Börja kartlägga. Det är viktigt att snabbt få en bild av ungefär hur stort området är samt att veta vilka ”blind spots” du har. Jobba med ditt team och ställ frågor kring vad de anser att ni ansvarar för och vad ni inte ansvarar för. Skriv ner era antaganden och påståenden. Stäm sedan av och eventuellt uppdatera er vy av ert ansvar med ledare för närliggande ansvarsområden. Om information finns i er budget titta där och lägg till i ert ansvarsområde. Efter ett tag så kommer ni se konturerna av ert ansvarsområde och ni kommer också se en massa ”blind spots” i ansvarsområdet som varken ni eller någon annan anser sig ha ansvar för. Dessa ”blind spots” måste få en ägare, antingen ni eller ett närliggande team behöver ta tag i detta. Nu kommer du veta VAD du inte har kontroll på. Vilket är viktigt för det finns inget svårare än att jobba med saker som du inte vet finns.
Säkra resurser
Utan resurser i form av budget, befogenheter eller medarbetare så kommer du misslyckas. Utan resurser och tydlighet i form av pengar och medarbetare så kan du inte ta kontroll. Utan kontroll kommer kaoset att fortsätta och troligen öka i styrka.
Sätt en målbild och och börja gå
” A vision without action is just a dream.” Sätt ett mål tillsammans med organisationen. Skapa en delaktighet i målet. Att sälja in ett mål som bara du skapat är oftast svårt. Då är det bättre att sätta ramarna för organisationen och sedan skapa målet genom involvering, till exempel i workshopform. När målet är tillräckligt definierat. När ni vet åt vilket håll ni ska gå. Börja gå! Börja röra er mot målet! Samtidigt skapar ni en grov plan, med många delmål. Välj vilka delmål som ska göras beroende på vad som ger mest utdelning just nu. Viktigast i denna punkt är att börja resan mot målet, inte planera klart allt utan helt sonika börja göra.
Fira framgångar!
Inte bara framgångarna i gruppen, utan lyft också upp framgångarna för resten av organisationen. Låt alla se att det går åt rätt hål. Framgång som uppmärksammas utifrån är viktig för att få energi till att fortsätta skapa mer framgång. Att fira framgångar skapar en positiv spiral som ger energi både inifrån gruppen och externt ifrån.
Gör om och gör rätt
Om nuvarande organisation eller arbetssätt inte stödjer ert nya sätt att arbeta, gör om och gör rätt. Var inte rädd för att ändra det som inte fungerar. Skapa nya roller och ansvarsområden som stödjer det sätt ni vill jobba på. Detta är en iterativ process. Analysera regelbundet din organisation och dina medarbetare, hitta det som fungerar minst bra och förändra tills det fungerar bättre. Denna analys kan med fördel göras både genom enskilda samtal med medarbetarna och i kvartalsmöten med teamet. Leta efter flaskhalsar i processer, osäkerhet kring ansvar och onödigt överlämnande mellan individer. Allt som skaver kan och ska förbättras. Gör om denna analys återkommande så lyfter du hela tiden din organisation och arbetssätt till nya höjder!
Genom att ofta be om andras åsikter och insikter så utvecklas man. Jag gör det på jobbet och på fritiden som fotbollstränare. Jag får ofta ett kvitto på att jag tänkt rätt eller en insikt i ett annat sätt att se på situationen. Nästan alltid är det berikande. Även de gånger jag inte håller med så skapar det en ny dimension av en komplex frågeställning som omedvetet kommer påverka mig framöver. Det kan vara feedback på mitt sätt att framföra ett jobbigt budskap. En feedback som jag vid den situationen inte håller med om, men som jag omedvetet tar med mig till nästa gång jag ska framföra ett jobbigt budskap och vid det tillfället passar den feedbacken bra. Be om feedback för din egen utvecklings skull. För nästan alltid stämmer talesättet: ”Den som tror att den kan allt, kan oftast minst.”
Manne Björkhagen
”Jag jobbar med att förädla organisationer. Min specialitet är att leda team i kaos genom att ta tillvara på och utveckla den främsta resursen nämligen individen och därifrån bygga team. Jag har stor erfarenhet från IT-ledning och digital transformation av verksamheter.”
manne.bjorkhagen@pro4u.com
073 – 265 02 67