Varför då kan man fråga sig? Jo för att driftmässigt är det att föredra att ha standardiserade lösningar om man har en organisation med under 500 användare och som inte lever på ett antal specialsydda lösningar (egenutvecklade eller nischade IT-produkter som alla i verksamheten använder och kräver applikationsdrift) med 24/7 tillgänglighetskrav och dessutom har en serverpark mindre än ungefär 150-200 servrar. Oftast har dessutom organisationer med under 1000 användare och 200 servrar inte alltid den egna kompetens som krävs för en förhandlad upphandling som IT-arkitekter, upphandlare med IT-kompetens, jurist med IT-kompetens, nätverkstekniker mm. Det är därmed mest lämpligt att välja en öppen upphandling och köpa en färdigsydd kostym som mycket väl kan ha både mindre och större anpassningar beroende på hur duktig man har varit när man ”tagit måtten” till förfrågningsunderlaget. Att utgå ifrån leverantörernas standardtjänster som de supporterar 100% som ex vis VPN, FW:s, virtualiseringstekniker, moln och hybridtjänster sparar tid och resurser och dessutom pengar.
Är man tillräckligt många användare så tarvar det att man skräddarsyr och då finns det oftast lokal IT-kompetens i verksamheten som kan vara behjälplig. Argumentet att man ”får precis det man vill ha” med en förhandlad upphandling är långt ifrån alltid sant. En öppet upphandlad, säg Oscar Jacobsson kostym, kan ha bra mycket mer tjusig modell än en förhandlad fabrikslösning som syr kostymen i ett billigare utländskt skrädderi (offshore) och armar, ben knappt får plats och axelvaddarna sticker ut.
Missar man något mått i en öppen upphandling kan det bli kostsamt men vägen till en skräddarsydd kostym det vill säga förhandlat förfarande är tidskrävande för alla parter. Om det exempelvis kommer inte tre anbud så kommer minst tre möten avhållas. Det är vidare så att det oftast inte är möjligt att få med alla experter och få till ett möte där alltifrån print till infrastruktur och arbetsplats ska behandlas. Den vanligaste uppdelningen är fem områden, infrastruktur/servrar, nätverk, arbetsplats, servicedesk och print. Plötsligt är ni uppe i minst 15 möten enligt likabehandlingsmetoden (5 möten per anbud) och mötena är av erfarenhet minst en timme men ofta upp till 3–4 timmar. Efter varje möte väntar eftermöten och diskussioner både hos er och leverantörerna och förhandlingstext som far fram och tillbaka. Förmodligen krävs minst ett uppföljningsmöte eller fler. Ställ er frågan om det är värt att skruva till allting i verkstaden eller om man kan efterfråga standardiserade lösningar. Erfarenheten säger att förhandlat förfarande kostar mer pengar att förhandla fram, ofta ger en dyrare tjänst eftersom den skall vara specialanpassad, ibland utan att någon vet varför egentligen.
